SOX法や各種義務条項にメールアーカイブ

メールアーカイブは単なるメールのバックアップ体制だけではすまなくなっており、SOX法への対応や企業によっては義務としてメールアーカイブをシステム化することを求める場合も多くなっています。SOX法では企業に対してこれまで閉鎖的だった情報についても必要に応じて公開できる体制を作ることを求めており、企業、特にグローバルに活動する企業がメールに対してもすぐに取り出せ、また、会社といして個々のメールを活用できる体制づくりを作ってきています。メールについては個人のプライバシーの問題もありますが、業務で利用するメールについては事前にメールアーカイブして利活用をするということを明記している企業も増えており、メールから得られる膨大な情報を業務に活かしたり、外部からの公開要請について真摯に対応するためにメールをアーカイブ化し、さらにメールについて改ざんがされてない、隠していないことを分かりやすく提示できる仕組みが作られています。メールアーカイブシステムを提供する企業にとってもチャンスとなり、さまざまな最新技術で企業をバックアップしてきています。特にメールから情報を引き出すためのシステムが注目されてきています。

メールアーカイブシステムは主にメールのバックアップが主体でしたが、増えてきたのがSOX法や各種業務規程に対応したメールのデータベース化、また、可視化と言える機能です。メールは社員が日々利用するものであり、中にはプライバシーに関する物もやりとりされているケースがありますが、多くの企業ではメールアーカイブするにあたり、義務としてメールの中身をチェックに同意することを求めています。この理由は主に2つあり、1つはメールアーカイブシステムでウイルスチェックなどの他にメール自体をインデックス化してデータベースに取り込むこと、外部からの要求によってメールを本人の同意を得ずに開示することがあるためです。特に犯罪に関するメールがあった場合はデータベースから改ざんされていないことを証明して開示することとなり事前同意が重要になります。2つ目は会社として利用するためです。退職時など後任に情報を伝えるためにこれまでのメールのやり取りをデータベースから引き出すなど、相手企業とのやり取りは必要に応じて開示されなくては業務が進まないためです。メールの開示については個人での利用をしない、業務に特化させることで多くの場合問題なく進みます。