メールアーカイブの必要性とメリットについて

メールアーカイブは単なるメールサーバのバックアップという側面ではなく、メールの持つ情報をまとめるメリットが重要視されてきています。メールは個人で利用するものであり、プライバシーが守られることが重要ですが、企業内で利用するアカウントについては企業が利用できると明記される場合が増えています。これはこれまでのシステムとしてのバックアップから、メールを積極的に企業活動に利用することを意味しています。従業員については永遠に働いてくれることはなく、急に退職する方も少なくありません。その場合、それまで行ってきた相手とのやり取りを分からずにやり取りするのは危険なことが多くあります。そこで後任者が前任者のやりとりを確認するなどメールの情報はとても重要になってきています。メールについては個人と仕事を分けて利用することでプライバシーの問題は解決します。企業にとってもメールについてウイルスチェックやバックアップ以外に情報源として社員に開放する必要性があると考える企業が増えています。メールアーカイブシステムは社員にとって情報を得るためのシステムとして活用され始めており、改ざん防止された安全な情報が得られると期待されています。

メールアーカイブシステムはメリットが多数ありますが、社員にとっては必要性をあまり理解されていな企業も多いようです。メールアーカイブシステムのメリットはメールを情報源として利用出来ることであり、業務に活用することで新たな知見を得やすいですし、前任者のやってきたことを知るなどして業務の引き継ぎがスムーズに進むとも考えられます。もちろん、メールを見られる範囲は企業ごとに決められますし、むやみにメールを見られるということはありません。必要性があると企業が認めた場合にのみ閲覧が可能となります。企業にとってもバックアップがし易い、ウイルスチェックをし易いというシステム上の必要性もありますが、社員にとってデータベース化されたメールを活用させられるのは重要です。メールは改ざんされやすいという点もありましたが、システムの構成を工夫することで改ざんされにくいシステムが生まれてきています。特に添付ファイルなど、バックアップ上削除する企業も多かった部分も必要に応じてデータベース化してくれたり、読みやすいファイルフォーマットに変換してくれるなど、検索したユーザーに分かりやすいUIとなってきており、今後、さらに検索の仕方など改良が進むときたいされています。