新しいタイプのメールアーカイブの概要

メールアーカイブシステムは古くからありますが、増えてきたのが機能追加型のメールアーカイブシステムです。従来のシステムの機能概要では多くがメールサーバのバックアップとして稼働するだけであり、差分バックアップがとれたり、災害時などメールサーバが利用できないケースで代理で稼働するなどの機能がほとんどでした。しかし、メール自体が貴重な情報源となってきたこともあり、メールアーカイブシステムではメールの利活用を行える仕組みに移り変わってきています。メールの利活用は企業ごとに考え方が違いますが、システムとしてはメールのデータベース化が主な機能として用意され、オプションでメールの改ざん防止、メールのウイルスチェック、添付ファイルのチェックや分離保存などの機能が注目されています。特にメールの改ざん防止については、米国ではSOX法にも影響することであり、重要な機能の一つです。日本で販売されているシステムの多くも対応してきており、各社で独自の仕組みが提供されています。企業ではメールアーカイブシステムを活用することで企業内で眠っていることが多いメールを活用し、さらに業務に活かすシステムとして利用が進んできています。

メールアーカイブシステムの概要としてはメールのバックアップ機能が重要視されてきましたが、バックアップの他にメールのチェック、データベース化がキーワードとして追加されていることが多くなっています。メールアーカイブシステムで注目される機能としてメールの改ざん防止があります。メールはテキストですからすぐに改ざんされてしまいます。そこでメールサーバと連携するなどして改ざんをさせないしくみとなっていたり、メールの送受信の際に必ず最初にシステムを通すことで改ざんを防止する仕組みが登場しています。メールの真偽がしっかり把握できることはシステム管理の上でも重要性が増しています。また、メールをデータベース化して検索などで利用出来る仕組みも登場しています。従来のメール検索ではアカウントを横断することは難しかったですが、利用者の同意を得たデータベースですから、アカウントを横断して検索させることも可能となっています。システムによっては検索の際、条件を詳しく口語調に出せるタイプもあり、検索の能率が格段にあがってきています。検索にはある程度の権限が用意され、検索できる範囲、対象アカウントを設定できるシステムが多くなっています。