米国式のメールアーカイブを採用する日本の企業

メールアーカイブといえば日本では単なるメールのバックアップという側面が大きかったのですが、米国のSOX法などに対応するメールアーカイブシステムが採用されるケースが増えています。SOX法では企業に対してより積極的に企業内のメールも含めた情報の開示を求めており、各社ともメールアーカイブシステムを導入してすぐに対応できる体制をとっています。また、せっかくメールをまとめるということもあり、メールが持つ情報力を企業活動に活かすという方向も進んでいます。メールには相手とのやり取りの中で貴重なデータが入っていることが多く、今後の企業活動において重要なアドバイスを貰えるケースが多いです。そこで米国ではメールアーカイブをデータベース化する際に改ざん防止などの対応のほかに、情報を得やすくするための検索エンジンに対応させるケースが増えています。検索エンジンは各社でさまざまなタイプが用意されており、業種別など検索の仕方にも特徴があるシステムが多いです。これらのシステムはすべての社員がメールを読めるというわけではなく、必要に応じて最低限のユーザが利用出来る仕組みとなり、プライバシーなどの問題は守られているのも特徴です。

メールアーカイブシステムを導入する企業が増えていますが、日本での採用事例としてはメールサーバのバックアップであったり、災害時対応という側面が多かったようです。しかし、増えてきたのが米国で利用が進んでいるメールアーカイブシステムです。米国で採用が進んでいるシステムはSOX法に対応できるタイプが多く、メールの改ざん防止機能が採用されています。メールはテキストベースですから改ざんは比較的簡単ですが、送受信されたメールを改ざんされる前にチェックし、合わせてデータベース化することで企業がメールを利活用できるようにしたシステムが人気です。日本でも採用が進んでいますが、採用にあたってはメールを利用する従業員にメールのデータベース化に同意を求める企業が多いです。合わせて、業務以外で利用しないことにも同意してもらい、メールは企業が利活用できるように規約等を変える企業も多いです。テキストベースではありますが、相手企業などとのやり取りは貴重な情報でもありますので、後任の担当者など情報が有効に活用されるチャンスが多くあります。また、企業にとってはウイルスチェックなどと同時にバックアップなどの災害対応にも利用できるので重宝する仕組みとなっています。